Zorganizowanie zajęć dla tak dużej liczby uczestników było stosunkowo dużym wyzwaniem logistycznym, stąd w organizację spotkania zaangażowani byli pracownicy sąsiednich Nadleśnictw – Radom, Zwoleń i Dobieszyn  oraz pracownicy KPK, Straży pożarnej i Policji. Pielgrzymi podzieleni byli na grupy, które sukcesywnie zwiedzały różne tereny leśne. Finalnie wszyscy spotkali się na Królewskich Źródeł, gdzie zjedli obiad oraz nastąpiła spontaniczna integracja pielgrzymów z poszczególnych krajów.

Nie zdarzyło się dotychczas, żeby jednocześnie, tak duża ilość gości zagranicznych przebywała na Królewskich Źródłach. Według obserwacji i przeprowadzanych rozmów wrażenia pielgrzymów po pobycie w Nadleśnictwie były bardzo pozytywne – większość była zachwycona możliwością zobaczenia polskiej przyrody. Impreza była doskonałą promocją zarówno naszego kraju, polskiej przyrody, jak i gospodarki leśnej. Dopisała pogoda, która jest podstawowym warunkiem sukcesu wszelkich imprez plenerowych, a wszyscy pielgrzymi doskonale bawili się do późnego popołudnia. Atrakcją stało się stoisko Nadleśnictwa Radom „Dary lasu", przy którym pielgrzymi mieli okazję skosztować regionalnych dań i owoców runa leśnego.