Sygnalista

zgłaszania o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Nadleśnictwie Kozienice

Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń w formie anonimów

Ważne definicje:

1) sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant;

2) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

3) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

4) działania następcze – działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

5) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

6) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań;

7) naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;

8) osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

9) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

10) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

11) zgłoszenie wewnętrzne – pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa, odpowiednio, poprzez funkcjonujące w Nadleśnictwie kanały zgłoszeń;

12) zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;

13) zgłoszenie – pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane, odpowiednio, poprzez funkcjonujące w Nadleśnictwie kanały zgłoszeń lub ustne lub pisemne zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów;

14) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 r., str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021 r., str. 35);

15) Administrator – Nadleśnictwo Kozienice z siedzibą w Pionkach, ul. Partyzantów 62, 26-670 Pionki– samodzielnie lub wspólnie z innymi ustalające cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;

16) Pełnomocnik ds. zgłoszeń wewnętrznych – upoważniony pracownik na stanowisku ds. pracowniczych, a w przypadku jego nieobecności upoważniony, przez pracodawcę, inny pracownik. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

Jak dokonać zgłoszenia

 1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane, z zachowaniem poufności, poprzez dedykowane kanały zgłoszeń funkcjonujące w Nadleśnictwie Kozienice, jak niżej:

1) w formie listownej, poprzez wysłanie listu w zaklejonej kopercie, na adres: Nadleśnictwo Kozienice, ul. Partyzantów 62, 26-670 Pionki, z dopiskiem na kopercie, np. „Zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych”.

2) w formie listownej, poprzez przekazanie listu bezpośrednio do sekretariatu w siedzibie Nadleśnictwa, w zaklejonej kopercie, na adres, o którym mowa w pkt 1, z dopiskiem na kopercie, np. „Zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych”.

3) w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych lub osoby zastępującej go, sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Nadleśniczego Nadleśnictwa Kozienice, w formie listownej, na adres, o którym mowa w pkt 1, z dopiskiem na kopercie, np. „Zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk Nadleśniczego Nadleśnictwa Kozienice”;

Formularz zgłoszenia wewnętrznego- link do formularza

Zgłoszenie może zostać uzupełnione o zebrane dowody i wykaz świadków.

Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Nadleśnictwa.

Ochrona Sygnalisty

Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.

Osoby, o których mowa powyżej, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

Osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia podlegają odpowiedzialności karnej, określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie, jeżeli dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

2. Zapewniając ochronę, o której mowa w powyżej, pracodawca, w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 15 Procedury;

2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

3. Działania, o których mowa powyżej obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

3) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

Klauzula informacyjna

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty w tym również w przypadku ujawnienia (w uzasadnionych przypadkach) jego tożsamości

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” – Nadleśnictwo Kozienice informuje, iż: